1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: MLL:n Hämeen piirin Kotineuvola Oy
Osoite: Pyhäjärvenkatu 5 B, 2. krs, 33200 Tampere
Sähköposti: yritys (at) kotineuvola.fi
Yhteyshenkilö: Pete Herranen
Puhelin: 044 042 0420
2. Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään yrityksen asiakkaiden ja työnhakijoiden henkilötietoja.
3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Rekisteröidyn henkilötietoja käsitellään järjestelmässä yrityksen asiakkaiden asiakassuhteen hoitoon ja ylläpitoon liittyen, sekä työnhakijan tietoja hakuprosessin aikana.
Työnhakijan erillisellä suostumuksella kuusi (6) kuukautta hakemuksen lähettämisestä (mahdollisesti myöhemmin avoimeksi tulevan työpaikan työnhakuprosessiin osallistumiseksi).
Rekisteröidyn henkilötietoja käsitellään asiakkaana palvelun tuottamiseksi kuten hoitoaikojen järjestämiseksi ja laskuttamiseksi. Työntekijänä lakisääteisten työnantajavelvoitteiden vuoksi, työjärjestelyiden vuoksi sekä henkilöstöhallinnollisista syistä kuten työterveysjärjestelyt ja palkanmaksu.
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään yrityksen asiakkaiden, työnhakijoiden ja työntekijöiden henkilö- ja yhteystietoja ja muita työnhakuun ja yrityksen työntekijänä olemiseen liittyviä tarpeellisia, työnhakijan ja/tai työntekijän luovuttamia, tietoja. Näitä tietoja ovat:
- Rekisteröidyn etu- ja sukunimi
- Rekisteröidyn osoite
- Rekisteröidyn puhelinnumero
- Rekisteröidyn sähköpostiosoite (jos annettu)
- Rekisteröidyn asiakkaan tilaaman palvelun tuottamiseen liittyvät tiedot
- Rekisteröidyn työnhakijan koulutus- ja työhistoria
- Rekisteröidyn työntekijän tunnukset yrityksen järjestelmään
- Sähköisen viestinnän tunnistetietoja
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot kerätään rekisteröidyn yritykselle luovuttamista tiedoista. Säilytämme työnhakuun ja/tai työsuhteeseen tarvittavat tiedot.
6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu yrityksen järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja henkilötietojen käyttöä valvotaan. Työntekijällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Ei-lastensuojelulain alaisten palvelujen tuottamiseksi käytetään myös kolmannen osapuolen viestintäkanavia, joiden kautta ei kuitenkaan jaeta henkilötietoja.
Yrityksen ulkopuolelle lähetettävät tiedot salataan.
Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.
7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Asiakkaiden ja/tai työnhakijoiden henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Työntekijän henkilötietoja luovutetaan ainoastaan yrityksen työnantajavelvoitteiden toteuttamiseksi palveluntarjoajille kuten työterveyspalvelut sekä tilitoimisto.
8. Henkilötietojen siirrot
Henkilötietoja ei luovuteta tai käsitellä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.
9. Henkilötietojen säilytysaika
Asiakkaiden henkilötietoja säilytetään palvelun tuottamisen ajan. Henkilötietoja säilytetään työnhakijan luvalla kuusi (6) kuukautta hakemuksen lähettämisestä. Työntekijöiden henkilötietoja säilytetään lakisääteisten työnantajavelvoitteiden toteuttamiseksi vaaditun aikamääritteen mukaisesti.
10. Profilointi
Työntekijä profiloi itse omiin henkilökohtaisiin tietoihin mm. osaamista työntekijävalintoja varten.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa yritykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit). Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yrityksen käsittelemät henkilötiedot
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
- vaatia henkilötietojensa poistamista
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yrityksen oikeutettu etu
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yritykselle, Yritys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti, ja
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Kotineuvolan ammatillisen palvelun asiakkaat:
Asiakkaalla / hänen edustajallaan on oikeus tarkistaa henkilörekisterissä olevat omat tiedot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä suullisesti tai kirjallisesti palvelupäällikölle siten, että henkilöllisyys on todennettavissa. Tiedot toimitetaan kirjeitse tai luovutetaan henkilökohtaisesti.
Ostopalvelusopimusasiakkaat esittävät tarkastuspyyntönsä palvelun tilaajalle.
12. Evästeet
Evästeiden avulla parannetaan verkkosivuston asiakaskokemusta sekä kerätään tietoa analyyseihin ja markkinointiin. Eväste tallentuu käyttäjän päätelaitteelle, joita ovat esimerkiksi matkapuhelin tai tietokone. Evästeet eivät sisällä henkilökohtaisia tietoja, jotka voitaisiin yhdistää käyttäjään. Verkkosivuston evästeitä voi hallita muuttamalla selaimen asetuksia siten, että joko estää evästeiden käytön kokonaan, sallii ne vain pyynnöstä tai poistaa ne selainistunnon sulkemisen yhteydessä. Evästeiden hylkäämis- tai sallimisasetukset löytyvät kustakin selaimesta ”asetukset” tai vastaavasta kohdasta. Kannattaa huomioida, että joidenkin palvelujen käyttö voi tällöin estyä ja jotkin verkkosivuston osiot toimivat oikein vain, kun evästeet ovat käytössä. www.kotineuvola.fi voi sisältää linkkejä kolmansien osapuolten verkkosivustoille. Linkitetyt verkkosivustot eivät ole yrityksen hallinnassa, eikä se vastaa kolmansien osapuolten verkkosivustojen sisällöstä tai verkkosivustojen sisältämistä linkeistä. Jos käyttäjä siirtyy linkitetylle verkkosivustolle, hänen tulee tutustua kyseisen verkkosivuston yksityisyydensuojaperiaatteisiin, evästeiden keruutietoihin ja muihin sovellettaviin käyttöehtoihin itse. Mikäli käyttäjä ei hyväksy, että hänestä kerätään tietoja, kyseisen sivuston käyttö tulee välittömästi lopettaa.
13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin, esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 15.9.2023.
