1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: MLL:n Hämeen piirin Kotineuvola Oy
Osoite: Pyhäjärvenkatu 5 B, 2. krs, 33200 Tampere
Sähköposti: yritys (at) kotineuvola.fi
Yhteyshenkilö: Sari Nikula
Puhelin: 044 299 0541
2. Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään yrityksen asiakkaiden ja työnhakijoiden henkilötietoja.
3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Rekisteröidyn henkilötietoja käsitellään järjestelmässä yrityksen asiakkaiden asiakassuhteen hoito ja ylläpito sekä työnhakijan tietoja hakuprosessin aikana.
Työnhakijan erillisellä suostumuksella kuusi (6) kuukautta hakemuksen lähettämisestä (mahdollisesti myöhemmin avoimeksi tulevan työpaikan työnhakuprosessiin osallistumiseksi).
Rekisteröidyn henkilötietoja käsitellään asiakkaana palvelun tuottamisen vuoksi kuten hoitoaikojen järjestämiseksi ja laskuttamiseksi. Työntekijänä lakisääteisten työnantajavelvoitteiden vuoksi, työjärjestelyiden vuoksi sekä henkilöstöhallinnollisista syistä kuten työterveysjärjestelyt ja palkanmaksu.
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään yrityksen asiakkaiden, työnhakijoiden ja työntekijöiden henkilö- ja yhteystietoja ja muita työnhakuun ja yrityksen työntekijänä olemiseen liittyviä tarpeellisia, työnhakijan ja/tai työntekijän luovuttamia, tietoja. Näitä tietoja ovat:
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot kerätään rekisteröidyn yritykselle luovuttamista tiedoista. Säilytämme työnhakuun ja/tai työsuhteeseen tarvittavat tiedot.
6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu yrityksen järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja henkilötietojen käyttöä valvotaan. Työntekijällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus.
Yrityksen ulkopuolelle lähetettävät tiedot salataan.
Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.
7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Asiakkaiden ja/tai työnhakijoiden henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Työntekijän henkilötietoja luovutetaan ainoastaan yrityksen työnantajavelvoitteiden toteuttamiseksi palveluntarjoajille kuten työterveyspalvelut sekä tilitoimisto.
8. Henkilötietojen siirrot
Henkilötietoja ei luovuteta tai käsitellä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.
9. Henkilötietojen säilytysaika
Asiakkaiden henkilötietoja säilytetään palvelun tuottamisen ajan. Henkilötietoja säilytetään työnhakijan luvalla kuusi (6) kuukautta hakemuksen lähettämisestä. Työntekijöiden henkilötietoja säilytetään lakisääteisten työnantajavelvoitteiden toteuttamiseksi vaaditun aikamääritteen mukaisesti.
10. Profilointi
Työntekijä profiloi itse omiin henkilökohtaisiin tietoihin mm. osaamista työntekijävalintoja varten.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa yritykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit). Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
Kotineuvolan ammatillisen palvelun asiakkaat:
Asiakkaalla / hänen edustajallaan on oikeus tarkistaa henkilörekisterissä olevat omat tiedot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä suullisesti tai kirjallisesti palvelupäällikölle siten, että henkilöllisyys on todennettavissa. Tiedot toimitetaan kirjeitse tai luovutetaan henkilökohtaisesti.
Ostopalvelusopimusasiakkaat esittävät tarkastuspyyntönsä palvelun tilaajalle.
12. Evästeet
Evästeiden avulla parannetaan verkkosivuston asiakaskokemusta sekä kerätään tietoa analyyseihin ja markkinointiin. Eväste tallentuu käyttäjän päätelaitteelle, joita ovat esimerkiksi matkapuhelin tai tietokone. Evästeet eivät sisällä henkilökohtaisia tietoja, jotka voitaisiin yhdistää käyttäjään. Verkkosivuston evästeitä voi hallita muuttamalla selaimen asetuksia siten, että joko estää evästeiden käytön kokonaan, sallii ne vain pyynnöstä tai poistaa ne selainistunnon sulkemisen yhteydessä. Evästeiden hylkäämis- tai sallimisasetukset löytyvät kustakin selaimesta ”asetukset” tai vastaavasta kohdasta. Kannattaa huomioida, että joidenkin palvelujen käyttö voi tällöin estyä ja jotkin verkkosivuston osiot toimivat oikein vain, kun evästeet ovat käytössä. www.kotineuvola.fi voi sisältää linkkejä kolmansien osapuolten verkkosivustoille. Linkitetyt verkkosivustot eivät ole yrityksen hallinnassa, eikä se vastaa kolmansien osapuolten verkkosivustojen sisällöstä tai verkkosivustojen sisältämistä linkeistä. Jos käyttäjä siirtyy linkitetylle verkkosivustolle, hänen tulee tutustua kyseisen verkkosivuston yksityisyydensuojaperiaatteisiin, evästeiden keruutietoihin ja muihin sovellettaviin käyttöehtoihin itse. Mikäli käyttäjä ei hyväksy, että hänestä kerätään tietoja, kyseisen sivuston käyttö tulee välittömästi lopettaa.
13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin, esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 19.8.2020.